Oferowane przez program Microsoft Excel formuły i funkcje to jedno z podstawowych narzędzi pracy dla wielu z nas. Formuły w Excelu pozwalają na proste i szybkie wykonywanie wielu trudnych operacji, co ma ogromne znaczenie dla pracy w wielu branżach.
Osoby, które dopiero zaczynają poznawać funkcje Excela, często z początku reagują strachem i dezorientacją. Tak naprawdę jednak funkcje i formuły w Excelu wcale nie są czymś aż tak wymagającym. Co więcej, nie musimy znać na pamięć kilkudziesięciu czy wręcz kilkuset różnych formuł Excela. Przeważnie dla efektywnego wykonywania zadań wystarczy kilkanaście podstawowych funkcji Excela, oraz opcjonalnie parę formuł bardziej zaawansowanych, które są dostosowane do profilu naszej pracy.
Niniejszy tekst przedstawia podstawowe oferowane przez Microsoft Excel formuły matematyczne, logiczne oraz funkcje. Czytelnik pozna także kilka bardzo użytecznych, a jednocześnie mało znanych formuł. Podpowiemy także, jak zacząć uczyć się Excela oraz jak wprowadzać formuły.
Rodzaje formuł w Excelu: funkcje i formuły w Excelu
Początkujący użytkownicy Excela często myślą, że funkcja oraz formuła w Excelu to jedno i to samo. Nie jest to prawdą. Formuła stanowi jednostkę węższą oraz znacznie prostszą od funkcji. Korzystając z Excela można używać wyłącznie prostych formuł, jak np. zliczanie komórek lub ich sumowanie. Funkcja to natomiast konstrukcja bardziej skomplikowana, która często składa się z wielu różnych funkcji.
Kolejna różnica to odniesienie to kwestia mechaniki. Funkcje Excela informują nas po prostu o tym, co możemy robić przy pomocy tego programu. Formuły to natomiast konkretne narzędzia, służące dla precyzyjnie określonych celów.
Dla przykładu: jedną z funkcji Excel jest “JEŻELI”. Formułą będzie natomiast w tym wypadku określony ciąg znaków, który należy wprowadzić, aby program uruchomił tę funkcję. Inne ważne oferowane przez Excel funkcje to:
- WYSZUKAJ PIONOWO
- ŚREDNIA
- ILOCZYN
- SUMA
- INDEKS
Każda z tych funkcji wymaga konkretnej formuły Excela. Weźmy dla przykładu funkcję ŚREDNIA. Formuły w Excelu zawsze wprowadza się w komórkę po znaku "=". Po tym znaku można zastosować pożądaną funkcję albo znaleźć też pasującą. W tej sytuacji, interesuje nas funkcja pod tytułem ŚREDNIA, czyli AVERAGE, jak widać na obrazku poniżej:
Po wprowadzeniu tej funkcji Excela (Average) oraz wprowadzeniu liczb, sytuacja przedstawia się następująco:
W tym wypadku po prostu „powiedzieliśmy” Excelowi, że z liczb 5, 4, 5 ma dla nas obliczyć średnią. W dużym skrócie, właśnie na tym polegają wszystkie rodzaje funkcji Excela.
To jednak jeszcze nie wszystko. Przeważnie dana funkcja może zostać uruchomiona na więcej, niż jeden sposób. Odnosząc to do funkcji ŚREDNIA: zamiast wprowadzać liczby, możemy także zakres liczb, w którym być liczona średnia:
Widzimy, że program Excel policzył dla nas średnią z liczb, które znajdują się w komórkach od H1 do H5. Powyższe ilustracje to także przykład na to, jak wprowadzać formuły w Excelu. Konieczny jest znak „=”, a następnie określona komenda Excela. Dopiero zastosowanie tych dwóch elementów, pozwala aktywować interesującą nas funkcję.
Jakie są rodzaje formuł w Excelu?
Zapewne, najbardziej znane większości z nas są w programie Excel formuły matematyczne. Jest to jednak tylko jeden z rodzajów formuł Excela. Najważniejszych kategorii jest kilka, a do tego dochodzi całe mnóstwo podkategorii, które zawierają bardziej zaawansowane formuły programu Excel. Ten tekst jest wprowadzeniem, a nie szczegółowym poradnikiem na temat formuł i funkcji Excela(ten temat wymagałby całej książki), dlatego też prezentujemy jedynie główne rodzaje formuł w Excelu.
Excel - formuły matematyczne
Jak była o tym mowa wcześniej, dostępne w programie Excel formuły matematyczne są najczęściej stosowane. Używamy ich dla realizowania różnych obliczeń, takich jak przykładowo iloczyny, ilorazy, sumy czy średnie arytmetyczne. Uważa się, że formuły matematyczne należą do najprostszych jeżeli chodzi o narzędzia Microsoft Excel. Zapewne wynika to z tego, że większość z nas wie, jak działają podstawowe operacje z zakresu matematyki, dlatego też korzystanie z funkcji matematycznych jest odpowiednio prostsze.
Najbardziej popularne matematyczne funkcje i formuły w Excelu to:
- AVERAGE: średnia arytmetyczna, którą szczegółowo opisaliśmy już powyżej
- SUMA: proste sumowanie wartości z zakreślonych komórek
- SUMA.JEŻELI: ta funkcja Excela również pozwala na obliczanie sumy, jednak program będzie brał pod uwagę tylko komórki, spełniające podane przez nas kryteria
- LICZ. JEŻELI: kolejna z najbardziej bazowych funkcji matematycznych Excela. LICZ.JEŻELI umożliwia dokonanie obliczeń tylko w odniesieniu do komórek, które spełniają wskazany przez użytkownika warunek
- ZAOKR: funkcja przeznaczona do zaokrąglania wyliczeń, bardzo przydatna zwłaszcza w biznesie
Logiczne funkcje i formuły w Excelu
Ta kategoria jest znana większości czytelników prawdopodobnie z powodu funkcji JEŻELI, która wielu z nas przysparza poważnych problemów. Tak naprawdę jednak dostępna w Microsoft Excel formuła jeżeli wcale nie jest czymś skomplikowanym. Istota tej funkcji polega na określeniu warunku logicznego, który ma zostać spełniony. Z warunkami logicznymi mamy zaś do czynienia codziennie.
Przykładowo więc formuła jeżeli w Excelu może nam posłużyć do zidentyfikowania w arkuszu z naszym domowym budżetem tych miesięcy, kiedy nasze wydatki przekroczyły 70% miesięcznych dochodów. To oczywiście tylko jeden z przykładów.
Jak wprowadzić w Excelu formułę jeżeli? Jest to prosta. Potrzebujemy zawsze tej samej komendy, czyli: =JEŻELI(test_logiczny; wartość_jeżeli_prawda; wartość_jeżeli_fałsz). Po wprowadzeniu określonych danych, komenda Excela będzie prezentować się w ten sposób: =JEŻELI(D8-C5>E7;”PRAWDA”;”FAŁSZ”)
W programie Excel formuła jeżeli może zostać bardzo łatwo rozbudowana. Tworząc formułę, możemy sprawdzać jednocześnie wiele warunków logicznych. Służy do tego dodana do komendy JEŻELI komenda ORAZ. Sprawdzamy wtedy, czy w arkuszu występują komórki, które spełniają na przykład trzy różne warunki logiczne.
Rodzaje formuł w Excelu: formuły tekstowe Microsoft Excel
Mniej znana, ale bardzo pożyteczna kategoria formuł programu Excel. Formuły tekstowe w Excelu przyrządza się zwłaszcza tym osobom, które pracują raczej z tekstem, niż ze słowami. Jakie są najbardziej popularne tekstowe formuły Excel? Przykłady to przede wszystkim komendy ZŁĄCZ.TEKSTY oraz DŁ.
Pierwsza z tych funkcji tekstowych Excela pozwala na łączenie fragmentów tekstu, które zostały wpisane przez użytkownika do określonych komórek. Komenda ZŁĄCZ.TEKSTY przydaje się zwłaszcza przy pisaniu różnego rodzaju opracowań, raportów czy też prac naukowych.
Drugą z podstawowych funkcji tekstowych Excela jest DŁ, czyli komenda pozwalająca na obliczanie rozmiaru tekstu znajdującego się we wskazanych komórkach.
Excel - formuły matematyczne przydatne w biznesie
Formuły i funkcje w Excelu to nie kilkanaście najbardziej podstawowych komend, które są opisywane praktycznie w każdym poradniku. Poniżej więc prezentujemy formuły do Excela, które nie są szerze znane, ale są bardzo użyteczne:
RANK. Funkcja Excela, która w zbiorze danych ustawia szereg:
Tutaj arkusz prezentuje firmy, które zamówiły poszczególne liczby usług, np. w danym miesiącu. Funkcja w Excel RANK na podstawie liczby zamówionych usług tworzy ranking, szeregujący firmy pod względem zamówionych usług.
SUMPRODUCT, czyli suma iloczynów dwóch korespondujących ze sobą zbiorów danych:
W tym wypadku mamy ceny poszczególnych usług informatycznych w komórkach od D4 do D6, a w komórkach od E4 do E6 mamy ilość zamówionych usług.
SUMPRODUCT pozwala policzyć łączną kwotę należności za wszystkie usługi. Czyli w tym wypadku liczy: 100*5 + 50 * 40 + 70 *8 = 1250.
Użyto tutaj funkcji SUMPRODUCT do obliczenia średniej ceny usługi, dzieląc SUMPRODUCT przez liczbę zamówionych usług. Do obliczenia łącznej liczby usług używamy funkcji: =SUM(E4:E6)
Czyli suma iloczynów wszystkich komórek przez łączną liczbę usług daje nam średnią cenę usługi. Do tego można użyć też funkcji ROUND, która pozwala na zaokrąglenie liczby zmiennoprzecinkowej. Pierwszy argument, to liczba zmiennoprzecinkowa, a drugi to liczba miejsc po przecinku, do których ma zaokrąglić.
FILTER. Zaawansowana funkcja Excel służąca do filtrowania wyników i zadaniu akcji, która ma się zdarzyć dla tych, które są odrzucone:
Tutaj pierwszy zakres danych to usługi, drugi to ceny i warunek ">90", czyli program ma zwracać tylko te większe od 90.
Formuły i funkcje w Excelu: podsumowanie
Jak widzimy, o ile podstawowe oferowane przez Excel formuły i funkcje wbrew pozorom nie są bardzo wymagające, o tyle już całkowicie samodzielne poruszanie się w wymiarze programu Microsoft Excel może stanowić nie lada wyzwanie.
Internet oferuje naprawdę wiele poradników, opisujących najróżniejsze dostępne w programie Excel formuły i funkcje. Zdecydowanie najlepszym sposobem na naukę Excela jest jednak korzystanie z bezpośredniej wiedzy specjalisty w tej dziedzinie. Serwis BUKI to wiele ogłoszeń profesjonalnych korepetytorów, którzy zajmują się nauczaniem obsługi Excela.
Taka osoba nie tylko opisze nam, występujące w programie Excel komendy i funkcje, ale też wyjaśni dokładny sposób działania każdego algorytmu oraz wskaże nam te formuły do Excela, które mogą się okazać wyjątkowo przydatne na przykład w naszej pracy.
