Pisanie maila po angielsku — kiedy może się przydać? Jak napisać e-mail po angielsku?

Niezależnie od tego, jaki jest nasz poziom znajomości języka angielskiego, pisanie maili po angielsku może okazać się bardzo przydatną umiejętnością, i to w wielu różnych sytuacjach. Osoby, które znajdują się z językiem angielskim na poziomach A1-B1 często obawiają się formułowania wiadomości e-mail, zwłaszcza tych formalnych. Pisząc w jakiejś ważnej i oficjalnej sprawie — na przykład pracy, kwestii finansowej, propozycji współpracy — łatwo bowiem o pomyłki, które mogą postawić nas w złym świetle.

Jak się często to jednak zdarza, przysłowiowy diabeł nie taki straszny, jak go oczy malują. Napisać poprawny językowo, w miarę elokwentny oraz treściwy e-mail po angielsku możemy nawet wówczas, jeśli nasza znajomość mowy Faulknera i Hemingwaya nie znajduje się na szczególnie wysokim pułapie. 

Korespondencja — zarówno tak formalna, jak i też nieformalna — rządzi się pewnymi prawidłami i schematami, których znajomość może nam wydatnie pomóc. Chodzi tutaj między innymi o takie aspekty, jak formuły rozpoczynania oraz kończenia maila po angielsku, zwroty grzecznościowe oraz przydatne sformułowania, które są często używane w wiadomościach e-mail. 

Jak napisać maila po angielsku? Czego unikać i co warto wiedzieć już na początku?

Pisząc e-mail po angielsku komunikujemy się w języku obcym, jednak niektóre zasady są uniwersalne i można przenieść je z naszego regionu językowego. Wiadomość powinna być logiczna oraz podzielona na wyraźnie zaznaczone etapy. Jeżeli piszemy do kogoś nieznanego, po zwrocie grzecznościowym należy się więc przedstawić. Następna część wiadomości powinna natomiast informować odbiorcę, czego dotyczy nasz e-mail. Na przykład:

Dear Mr/Ms

My name is…

I am writing with regard to…

lub:

I am emailing in reference to…

lub:

I am writing in connection with…

Stosujemy tutaj więc zasadę, która obowiązuje również w korespondencji po polsku. Wysyłając e-mail do kogoś obcego, np. w sprawie ogłoszenia o pracę, nie zaczynamy przecież wiadomości od: „Jestem zainteresowany Państwa ofertą”. Pierwszym etapem korespondencji formalnej zawsze jest przywitanie oraz wstęp. 

W korespondencji formalnej obowiązują też inne reguły, o których warto pamiętać. Nie używamy:

• Kolokwialnego słownictwa
• Skrótów
• Emotikonek (to może wydawać się zupełnie oczywiste, jednak praktyka dowodzi, że sporo sposób nie przyswoiło sobie tej zasady)

Oficjalny ton wiadomości też doboru słownictwa z odpowiedniego rejestru stylistycznego. Jeśli więc w ramach korespondencji oficjalnej, zadajemy komuś pytanie, dodajemy please. Do tworzenia pytań używamy też raczej form could lub would, ponieważ ton wiadomości jest wtedy grzeczniejszy i bardziej oficjalny. A więc przykładowo, kiedy chcemy poprosić kogoś o zrobienie czegoś: 

Would you do this and that, please? 

Albo: 

Would you please do this and that?

Pamiętamy przy tym, że leksyka oraz gramatyka maila po angielsku zależy także od sensu wiadomości. W przypadku, gdy jeśli zadajemy pytanie, udzielając komuś rady i chcąc upewnić się, czy na pewno mówimy o tym samym, możemy użyć wyrazu can, oraz pominąć please przy zakończeniu naszej prośby:

Can you open the window to clone the git repository then click “Generate Git Credentials"? (See attached) Use those credentials in Iguana and let me know if that works for you.

Dobrą praktyką jest też stosowanie podziękowań z góry. Zwłaszcza jeżeli mocno zależy nam na czasie lub uzyskaniu określonego efektu, ale jednocześnie nie chcemy przekroczyć granic grzeczności: 

We found out about new issue with application which is under your responsibility. Could you please check as soon as possible what is root-cause of this problem?

Thank you in advance.

Następnie obowiązkowo dodajemy pozdrowienia na końcu:

Best regards, Jan Kowalski