Każdy z nas ma tyle samo czasu i tylko od nas samych zależy, jak ten czas spożytkujemy. Jak to się dzieje, że niektóre osoby robią więcej (że zastanawiamy się, skąd mają na to czas), a z kolei inne mają problem z organizacją dnia pracy. Wszystko to jest związane z time management, czyli efektywnym zarządzaniem czasem i właśnie o tym dzisiaj opowiemy nieco więcej. Jakie są sposoby na zarządzanie własnym czasem i dlaczego jest to takie ważne?
Dlaczego zarządzanie czasem jest ważne?
Odpowiednie zarządzanie czasem jest niezwykle istotne. Dzięki temu zyskujemy więcej czasu na przyjemności, relaks czy jesteśmy w stanie zrobić więcej w tym samym czasie. Odpowiednia organizacja potrafi zdziałać cuda. Nagle wieczorem znajdzie się dodatkowy czas na serial czy na dodatkową godzinę snu rano.
Co więcej, odpowiednie zarządzanie czasem jest dzisiaj znacznie ważniejsze niż kiedyś. Ogromna ilość bodźców, która dociera do nas z każdej strony sprawia, że coraz trudniej jest zorganizować swój dzień. Zbyt dużo obrazów, informacji i dźwięków zabiera mnóstwo energii, nie pozwala na odpoczynek czy utrudnia koncentrację. Rozpraszacze przeszkadzają nam w codziennym życiu i uniemożliwiają skuteczny rozwój. Sprawiają, że codzienne zadania zajmują nam znacznie więcej czasu, przez co brakuje nam odpoczynku i relaksu. Jest na to na szczęście sposób - time management, czyli odpowiednie zarządzanie czasem. Specjalnie dla Was BUKI przygotowało dzisiaj sposoby, jak efektywniej zaplanować swoje zadania i co zrobić, żeby doba była dłuższa.
Dlaczego warto zarządzać swoim czasem?
Zarządzanie czasem jest istotne, jednak nie każdy tego potrzebuje. Jeżeli jednak czujesz, że ciągle brakuje Ci kilku godzin w ciągu doby - oznacza to, że zdecydowanie musisz się tym zainteresować. Może to oznaczać, że wykorzystujesz swój czas zbyt mało produktywnie lub niewłaściwie - przez co masz ciągłe wrażenie zmęczenia i “bycia zajętym”. Głębsze zastanowienie się nad tym, ile czasu poświęcamy na wykonanie danych zadań, może przynieść wnioski, że wykonujemy je zdecydowanie zbyt długo - robimy dane zadanie cały dzień, a realny czas jego wykonania zajmuje nie więcej niż 2 godziny. Odpowiednia organizacja jest szczególnie potrzebna dla osób, które przygotowują się do egzaminów, pracują w domu czy mają problem z dokończeniem zadań. Jest to umiejętność, która przydaje się również w codziennym życiu - np. do rozwijania swojego hobby.
Co to jest time management?
Time management to inaczej zarządzanie czasem. Pod tymi słowami kryje się efektywne planowanie i systematyczne wykonywanie swoich zadań. Wszystkie te zabiegi prowadzą do osiągnięcia zamierzonego celu.
Zarządzanie czasem może polegać na planowaniu swojego dnia lub pewnej jego części. Często wiąże się z piorytetowaniem danych zadań, wykonywaniu tych dodatkowych i znalezieniu wolnego czasu dla siebie. Co istotne - odpowiednie zarządzanie czasem nie oznacza zaplanowanego kalendarza, co do minuty. Dla każdego znaczy to coś innego. Pewnego dnia będzie zależało nam na wykonaniu większej ilości zadań niż zwykle, innego dnia będziemy chcieli znaleźć czas na leniuchowanie przed kanapą. Czasem time management polega na zaplanowaniu dnia pracy tak, żeby nie mieć poczucia “przesiedzenia” i ze spokojem odpocząć po pracy.
Zarządzanie czasem ma na celu zwalczanie poczucia zmarnowanego czasu. Jego ideą jest zaprzestanie rozwikłanie zadań do wykonania i co ciekawe, nauka odpoczywania. Chodzi tutaj o znalezienie czasu, który nam ucieka przez palce, który nie do końca wiemy, na co wykorzystujemy.
Jakie są sposoby na zarządzanie czasem?
Przygotowaliśmy kilka sposobów na skuteczne i produktywne zarządzanie czasem:
- Na początku zweryfikuj, na co i ile tracisz czasu. Chociaż przez kilka dni prowadź dzienniczek tego, co robiłeś/aś i jak długo. W ten sposób dowiesz się, które czynności prowadzą do realizacji zadania, a które to tylko pochłaniacze czasu. Zrób podsumowanie - ile czasu poświęcasz na efektywną pracę, a ile na rozpraszacze.
- Zacznij planować. Rób listy zadań na następny dzień i wykreślaj je zaraz po zrealizowaniu. Nie zapomnij o priorytetyzowania zadań - czyli zaznaczeniu, które z nich są najważniejsze (te zadania wykonuj na początku). Jest to tzw. krzywa REFA.
- Zweryfikuj swoje osiągnięcia. Rozliczaj się z wykonanych zadań i wyciągaj wnioski.
- Zastanów się, jaki jest Twój cykl dnia - kiedy jesteś najbardziej produktywna/y? Kiedy masz najwięcej siły do działania i pod ten cykl zaplanuj swój dzień.
- Naucz się odmawiać - jeżeli jesteś zajęty/a i ktoś chce Ci przerwać, zastanów się, czy ta sprawa nie może poczekać. Jeżeli może, dokończ najpierw swoje zadanie i nie odrywaj się od niego. Powrót do wcześniej wykonywanego zadania zabiera dużo czasu i zwiększa potrzebny czas na jego wykonanie.
- Skończ z robieniem kilku zadań jednocześnie. Lepiej jest się skupić na jednej rzecz, dokończyć ją i rozpocząć następną.
- Podczas wykonywania zadań nie sprawdzaj, co chwila aktualnosci - nie zerkaj na maile, smsy czy w social media. Rób tylko to, co w danym momencie musisz.
- Dbaj o porządek. Nie chodzi tutaj o wytarcie kurzu na biurku, a o pewne usystematyzowanie - odkładaj zawsze w to samo miejsce dokumenty, długopisy czy książki. W ten sposób nie będziesz tracić czasu i rozpraszać się na szukanie tych rzeczy.
- Jeżeli jesteś na stanowisku kierowniczym lub chociaż dzielisz z kimś z gospodarstwo domowe, naucz się oddelegowywać zadania. Nie musisz robić wszystkiego samodzielnie, co więcej - nie możesz.
- Zastanów się, kiedy jest najspokojniejszy czas w ciągu dnia. Czas, w którym nikt Ci nie przeszkadza i możesz w 100% zadbać o swoje skupienie. Wypróbuj np. wstawanie lub przychodzenie do pracy nieco wcześniej niż pozostali.
- Wypróbuj różnych metod zarządzania czasem, np. GTD, 5S, OKR, 4D, SMART, ALPEN, TRZOS, RPM czy OATS.
- Wypróbuj pracę w blokach czasowych. Dziel swoje zadania na określone typy, np. spotkania, praca twórcza czy krótkie zadania.
- W pracy wykorzystaj technikę Pomodoro, czyli pracę w cyklach czasowych, po których robi się kilkuminutowe przerwy.
- Zrób checklistę i odznaczają wykonane zadania. Taki zabieg znacząco poprawia motywację do działania.
- Wypróbuj planowanie czasu w perspektywie tygodniowej - być może taka organizacja będzie dla Ciebie efektywniejsza.
- Zacznij wykonywanie zadań od tych najtrudniejszych. W ten sposób masz więcej energii i czasu na ich wykonanie.
